Ablauf Beschaffung

Der beschriebene Ablauf setzt das Vorhandensein von Investitionsmitteln (IK, EK oder DM) voraus.

Erfordert eine Beschaffung bauliche Massnahmen, z.B. Anpassungen bei der Haustechnik, müssen diese parallel zur Beschaffung im Formular Eingabe Nutzerbegehren beantragt werden.

Anbieterauswahl (sofern kein Vergabeverfahren notwendig)

  • Geeignete Eignungskriterien für Anbieter definieren, z.B.
    • Fachkompetenz
    • Firmengrösse für Auftrag ausreichend
    • Support gewährleistet, ausreichend grosse Supportorganisation mit garantierter Reaktionszeit
    • Referenzen
  • Haustechnische und/oder bauliche Voraussetzungen immer schriftlich vom Anbieter angeben lassen und mit Fachpersonen der UZH prüfen
  • Wenn möglich müssen mehrere Angebote eingeholt und das Angebot mit dem besten Preis-/Leistungs-Verhältnis ausgewählt werden (§ 91a FHB).

Antrag

  • Bis CHF 100'000: Unter http://www.ik.uzh.ch (Bestellfreigabe) bewilligten Budgetantrag oder "Neue Bestellfreigabe" anklicken, Felder ausfüllen, Antrag einreichen.
  • Ab CHF 100'000: Einladungsverfahren: Evaluation von mindestens drei Offerten; Unter http://www.ik.uzh.ch (Bestellfreigabe) bewilligten Budgetantrag oder "Neue Bestellfreigabe" anklicken, Felder ausfüllen, Antrag einreichen.
  • Ab CHF 250'000: Durchführung eines öffentlichen Vergabeverfahrens durch Antragsteller und Fachstelle Mobilien. Nach Abschluss des Verfahrens: Unter http://www.ik.uzh.ch (Bestellfreigabe) bewilligten Budgetantrag oder "Neue Bestellfreigabe" anklicken, Felder ausfüllen, Antrag einreichen.

Freigabe

  • Nach Eingang des Antrags holt MO die Freigabe der Bestellung bei der/den zuständigen Stelle(n) ein.
  • MO teilt den Antragstellern die Freigabe der Bestellung unter http://www.ik.uzh.ch mit (Status "Freigegeben" / "Released").

Bestellung / Vertrag

  • Die Bestellung wird nach Erhalt der Freigabe von MO durch den Antragsteller selbst ausgelöst.
  • Gemäss Finanzhandbuch muss die Bestellung schriftlich erfolgen. Bitte beachten Sie dazu die Paragraphen 92, 23, 56 Abs. 3, 57 Abs. 2 und 58 Abs.1 des Finanzhandbuchs der UZH.
  • Vorlagen für Beschaffungsverträge erhalten Sie beim Rechtsdienst der UZH.

Rechnung

  • Kontierungsangaben für den Kreditorenworkflow aus dem freigegebenen Antrag müssen bei Bestellung angegeben werden.
  • Rechnungsverarbeitung nach Lieferung und Schlussabnahme muss bis spätestens Mitte Dezember erfolgen.

Beschaffungen für Standort USZ

  • Standort USZ: Beschaffungsanträge mit Standort USZ müssen zwingend durch de TEC-USZ geprüft werden. Dazu PDF des eingegebenen (aber noch nicht eingereichten) Antrags an TEC-USZ, z.H. Hr. Andreas Schneider, BTR Medizintechnik Engineering senden. Vom TEC-USZ visiertes PDF auf http://www.ik.uzh.ch hochladen. Danach kann der Antrag eingereicht werden.

EDV- / AV- Beschaffungen

  • Besprechen Sie geplante Hardware- / Softwarebeschaffungen vorab mit der Zentralen Informatik (ZI). MO legt alle Anträge der ZI zur Prüfung vor. Vorbesprochene Geschäfte werden schneller freigegeben. Bitte beachten Sie bei grösseren Beschaffungen die AGB der Schweizerischen Informatik Konferenz.